تجهيز حقيبة السفر لا يعني رمي الأغراض الشخصية فيها بشكل عشوائي والجلوس على ظهر الحقيبة لنتمكن من إغلاقها، ومن يظن أن المسألة محصورة في طي الملابس ووضعها فوق بعضها البعض، فهو بالتأكيد لا يعرف شيئاً عن فن تحضير حقيبة السفر، ولعل رجال الأعمال، هم الأكثر حاجة إلى خريطة لترتيب حقائبهم، لا سيما وأن طبيعة عملهم تتطلب التنقل الدائم والسريع من بلد لآخر، وتفرض عليهم استغراق أقل وقت ممكن في تهيئة أنفسهم لحضور الاجتماعات المهمة، وهذا يستدعي معرفة الآلية التي تضمن عدم «كرمشة» الثياب وخاصة القمصان والبدلات الرسمية، والأهم معرفة ماذا نضع في الحقيبة والكيفية التي تُوضع بها.

1 يتم تحديد حجم حقيبة السفر بناء على كمية الأغراض والملابس التي يحتاجها رجل الأعمال أثناء السفر، وعادة ما يتم الاستغناء عن الكماليات والإكسسوارات غير الضرورية، حيث نجد في حقيبته غالباً حذاء رسمياً وأدوات الحلاقة وعطراً وبدلة رسمية مع شورت وقميصين أو ثلاثة كحد أقصى.

2 يتم كي الملابس بعناية قبل وضعها في حقيبة السفر، وهنا لا بد من التذكير بأن الطريقة الصحيحة لكي القمصان هي البدء بكي الأجزاء الأقل أهمية في القميص، وهي الياقة ثم أطراف الأكمام، ويليها طرف فتحات القميص بشكل طولي.

3 بعد تجهيز القمصان يمكن وضعها فوق بعضها البعض داخل الحقيبة، ثم يأتي دور البدلة الرسمية، ومن الأساليب الخاطئة أن يتم طي البنطلون والجاكيت ووضع كل منهما على حدة في الحقيبة، والصحيح أن نبدأ بالجاكيت، حيث يتم قلب بطانته إلى الخارج، وطي الورق الأبيض الناعم بشكل طولي ووضعه في الأكمام، وبعدها نضع البطلون المطوي في وسط الجاكيت، ثم نفرد ورقة بيضاء فوق البنطلون، ويتم طي الأكمام إلى الداخل ووضعها في الحقيبة.

4 يتم تجميع الأغراض في مكان واحد على الطاولة، ثم تبدأ عملية التفكير في ماذا نضع داخل الحقيبة أولاً، والإجابة هي الحذاء، حيث نستعين بالورق الأبيض الناعم في لف الحذاء بشكل جيد، ونضع الفردة اليمنى في الجانب الأيمن من الحقيبة، والفردة اليسرى في الجانب الأيسر من الحقيبة.

5 بعد الانتهاء من ترتيب الأغراض داخل الحقيبة يجب وضع ورقة بيضاء ناعمة فوق الملابس، ومن ثم إغلاق الحقيبة، وتكمن أهمية استخدام الورق الأبيض في الحفاظ على القميص وعدم «كرمشته»، ما يُغني عن كيها.

6 قد يسأل البعض ماذا سنضع في المسافة الفارغة بين فردتي الحذاء، والإجابة هي العلبة التي تحتوي على أدوات الحلاقة، وهنا لا بد من تجنب نثر هذه الأدوات في قاع الحقيبة حتى يسهل الوصول إليها، وليس هذا وحسب، بل يمكن لف حزام الخصر وتثبت لفه بحلقة مطاطية ووضعه في الوسط.

7 هناك آلية خاصة لترتيب القمصان، وفي البداية عليكم فرد القميص على الطاولة، بحث يكون ظهر القميص مواجهاً لكم، ثم يتم وضع ورقة بيضاء ناعمة في الوسط، وبعدها تُطوى الأكمام فوق الورق وكذلك طرف القميص.

8 يجب الاحتفاظ بعلب الكرتون المقوى والطولي الشكل عند شراء ربطات العنق، لأنها ستساعد في حماية ربطة العنق من «الكرمشة» بين الملابس في الحقيبة، وتوجد طريقة أخرى وهي لف ربطة العنق مع الورق الأبيض ووضعها في زوايا الحقيبة.